Die E-Rechnung steht bei Ihnen noch auf der To-do-Liste unter „irgendwann“? Damit sind Sie nicht allein, doch seit dem 1. Januar 2025 ist das Empfangen von E-Rechnungen Pflicht. Wegschauen hilft nicht, Panik ebenso wenig. Mit unserem E-Rechnungsnotfallplan bringen Sie Ihre Hausverwaltung Schritt für Schritt auf Kurs. Wir zeigen, was jetzt zu tun ist, welche Risiken Abwarten birgt und wie Sie aus der Pflicht einen echten Produktivitätsgewinn machen.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Annahme einer elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen. Für Hausverwaltungen beginnt damit die entscheidende Umstellungsphase.
E-Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD), die sich automatisiert verarbeiten lassen. Das ist entscheidend für die spätere Automatisierung und eine revisionssichere Verarbeitung. PDFs und Scans gelten nicht als E-Rechnungen.
Ausführlichere Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie in unserer Checkliste.
Das Bundesfinanzministerium und das Bayerische Landesamt für Steuern stellen ebenfalls Antworten auf die wichtigsten Fragen bereit.
Praktische Folgen
Wer die Umstellung vertagt, spürt die Folgen schnell im Alltag: Eingehende E‑Rechnungen können nicht verarbeitet werden und ausgehende Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format können von Geschäftspartnerinnen, Mietern und Eigentümerinnen abgewiesen werden. Es folgen E-Mail-Schleifen, manuelle Nacherfassung und längere Durchlaufzeiten.
Juristische und steuerliche Folgen
Juristisch und steuerlich kann es heikel werden: Fehlen strukturierte Daten oder entspricht das Format nicht der Norm EN 16931 (z. B. nur PDF), können Rechnungen als ungültig angesehen werden. Zudem kann der Vorsteuerabzug gekürzt oder verweigert werden, da die Finanzämter elektronische Rechnungen erwarten, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Rechnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher elektronisch archiviert sein. Fehlt diese Dokumentation, steigt das Prüfungsrisiko. Bei einer Steuerprüfung kann es zu Beanstandungen, strittigen Belegen oder Bußgeldern kommen.
Finanzielle Folgen
Finanziell bremst das den Cashflow: Geht eine von Ihnen gestellte Rechnung im falschen Format raus, wird sie eventuell nicht akzeptiert und die Zahlung stockt. Können Sie eingehende E‑Rechnungen noch nicht verarbeiten, verpuffen Skonti und es drohen Mahngebühren. Zusätzlich steigen Prozess‑ und Personalkosten: Manuelle Nacherfassung, Doppelablagen und Korrekturschleifen fressen Zeit, während die Konkurrenz mit automatisierten Workflows schneller bucht und günstiger arbeitet.
Folgen für die Außenwirkung
Und schließlich leidet die Außenwirkung: Geschäftspartner und Kundinnen bevorzugen zunehmend elektronische Rechnungen, da diese direkt in ERP-Systeme eingelesen und automatisch verarbeitet werden können. Wer als „nicht digital anschlussfähig“ wahrgenommen wird, wirkt aus der Zeit gefallen und unprofessionell. Das Vertrauen bei Eigentümergemeinschaften und Dienstleisterinnen sinkt und die eigene Verhandlungsposition schwächt sich.
Nicht umstellen heißt: mehr Aufwand, höheres Risiko und unnötige Kosten. Schieben Sie die Umstellung auf E-Rechnung daher nicht auf die lange Bank, sondern gehen Sie sie strategisch an. Unser Notfallplan hilft Ihnen dabei.
Schritt 1: Zielvision entwickeln und gemeinsames Verständnis schaffen
Starten Sie mit einem klaren Zielbild: Wie soll der Rechnungsprozess in sechs bis zwölf Monaten aussehen? Holen Sie alle relevanten Mitarbeitenden ins Boot (Objektbetreuung, Buchhaltung, IT) und schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis, warum die Umstellung nötig ist und welchen Nutzen sie bringt. Legen Sie messbare Ziele fest. Planen Sie Meilensteine mit Verantwortlichkeiten und Stichtagen, sodass alle wissen, was bis wann erreicht werden soll.
Schritt 2: Bestandsaufnahme
Analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess. Welche Kanäle (E-Mail, Portal, Peppol, Post) nutzen Sie? Welche Mengen fallen an? Wer prüft und gibt frei? Eine einfache Skizze macht Schwachstellen wie Medienbrüche oder doppelte Erfassung sichtbar und schafft die Grundlage für Verbesserungen.
Schritt 3: Software prüfen oder auswählen
Wenn vorhanden, prüfen Sie Ihre bestehende Hausverwalter-, ERP-, Buchhaltungs- und DMS-Lösung auf E-Rechnungsfähigkeit (XRechnung/ZUGFeRD nach EN 16931) und funktionierende Schnittstellen. Ist Ihre Software nicht geeignet, achten Sie bei der Auswahl auf Integrationsfähigkeit, Bedienbarkeit und verlässlichen Support.
Schritt 4: Stammdaten und Vorlagen aufräumen
Bereinigen Sie Stammdaten (z. B. USt-ID, Zahlungsbedingungen, Ansprechpersonen). Informieren Sie Geschäftspartner:innen rechtzeitig über das neue Format und den Stichtag. Richten Sie Vorlagen für Ausgangsrechnungen ein, inklusive Pflichtfeldern und Prüfregeln, damit von Beginn an korrekte, maschinenlesbare Daten erzeugt werden.
Schritt 5: Prozesse standardisieren, Rollen klären und Team schulen
Definieren Sie, wer erstellt, prüft, freigibt, kontiert und archiviert, inklusive Vertretungen und klarer Eskalationswege. Bilden Sie den Workflow im System ab: Eingangskontrolle mit Pflichtfeldprüfung, sachliche und rechnerische Prüfung, mehrstufige Freigaben. Führen Sie kurze, praxisnahe Schulungen durch. Benennen Sie Ansprechpersonen für Rückfragen, sodass Hemmschwellen sinken und der neue Prozess schnell zur Routine wird.
Schritt 6: Testphase
Starten Sie eine mehrwöchige Pilotphase mit einer kleinen, repräsentativen Auswahl an Eigentümergemeinschaften oder Dienstleistern. Ziehen Sie wöchentliche Mini-Reviews: Was lief gut, wo hakte es, was wird verbessert? Beheben Sie Fehler unmittelbar.
Schritt 7: Roll-out
Kommunizieren Sie den Stichtag intern und extern, setzen Sie das E-Rechnungsformat konsequent durch und bieten Sie bei Bedarf eine Unterstützung an. Überwachen Sie den Prozess in den ersten Wochen engmaschig und holen Sie aktiv Feedback aus dem Team ein. Nutzen Sie den Support Ihres Softwareanbieters und tauschen Sie Erfahrungen mit anderen Verwaltungen aus.
Je nachdem, wie Sie heute Rechnungen verarbeiten, unterscheiden sich Risiko und Aufwand für den Umstieg auf E-Rechnung. Diese drei typischen Szenarien zeigen, wo Sie stehen und wie weit der Weg zur E-Rechnung ist.
1. Papier bleibt: Vertraut, aber teuer.
Rechnungen kommen per Post, Fax oder als angehängtes Word-/PDF-Dokument, das ausgedruckt wird. Daten werden abgetippt, Belege wandern in Ordner oder Laufwerke.
Der Vorteil dieses Szenarios liegt im Vertrauten: keine kurzfristigen Investitionen, kein Zeitaufwand für eine Implementierung und keine Schulungen der Mitarbeitenden. Der Preis dafür sind jedoch lange Liegezeiten, Medienbrüche, hoher Personalaufwand und zunehmende rechtliche Risiken. In Summe ist dies die teuerste Variante pro Rechnung.
2. Rechnungen im Word- und PDF-Format: Übergangslösung mit AblaufdatumRechnungen kommen per E-Mail als Word-/PDF-Datei, werden per OCR-Erkennung erfasst, per E-Mail oder Excel freigegeben und anschließend gebucht. Ausgehende Rechnungen werden ebenfalls als Word-/PDF-Datei versendet.
Der Einstieg in diese Variante ist mit bekannten Werkzeugen schnell geschafft. Papier und Zeitaufwand reduzieren sich. Vorlagen schaffen erste Standards und Entlastung. Doch der Prozess bleibt fehleranfällig und intransparent: OCR-Fehler führen zu Korrekturschleifen und die Archivierung ist nicht durchgängig revisionssicher. Am Ende bezahlen Sie weiterhin mit Zeit statt mit stabiler Prozessqualität. Zudem sind die Rechnungen noch immer unstrukturiert und damit nur befristet kompatibel mit den gesetzlichen Vorgaben. Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen mit strukturierten Daten (EN 16931) erzeugen und empfangen können.
3. Voll digital mit automatischer Archivierung: Zukunftssicher und skalierbarIn der zukunftssicheren Variante liegen eingehende und ausgehende Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten (z. B. XRechnung/ZUGFeRD nach EN 16931) vor, werden im Workflow geprüft und freigegeben und anschließend revisionssicher archiviert. Rollen, Vertretungen und Eskalationen sind im System hinterlegt.
Der zentrale Vorteil zeigt sich in einem ganzheitlichen Prozess mit klaren Rollen und vertretungssicheren Freigaben. Datenqualität und Tempo steigen, Prozesskosten und rechtliche Risiken sinken. Dem steht ein einmaliger Projektaufwand für Auswahl, Integration und Schulung gegenüber, der nicht unterschätzt werden sollte, sich jedoch in der Regel rasch amortisiert.
Die Zeit läuft: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Hausverwaltungen E-Rechnungen empfangen und spätestens ab 2028 auch ausstellen können. Wer abwartet, zahlt doppelt: mit langen Liegezeiten, hohem Personaleinsatz und vermeidbarem Risiko juristischer Auseinandersetzungen. Papierprozesse wirken vertraut, sind aber die teuerste Variante pro Rechnung. Word- und PDF-Dateien können eine Brücke sein, haben jedoch ein Ablaufdatum. Zukunftssicher ist nur ein durchgängiger, digitaler Prozess mit strukturierten Daten, klaren Rollen und revisionssicherem Archiv.
Der Weg dorthin ist machbar, wenn Sie ihn strategisch angehen: Formulieren Sie ein Zielbild, schaffen Sie Transparenz über Ihren aktuellen Prozess, klären Sie Software und Empfangskanäle, bereinigen Sie Stammdaten, schulen Sie das Team, testen Sie gezielt und rollen Sie anschließend aus. So wird aus der Pflicht ein handfester Nutzen: schnellere Durchlaufzeiten, bessere Datenqualität, mehr Skonti, weniger Nacharbeit und eine Außenwirkung, die Vertrauen schafft.
Handeln Sie jetzt und sichern Sie sich den Anschluss, statt ihn später unter Druck aufzuholen und in der Zwischenzeit wertvolle Zeit und Geld zu verlieren.
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